UNIT KOMUNIKASI DAN KORPORAT

PENGENALAN

Unit Komunikasi Korporat Hospital Sultan Ismail Petra ditubuhkan pada tahun 2018 (UKK),  dahulunya hanya jawatan Pegawai Perhubungan Awam S29 diwujubkan di Hospital Sultan Ismail Petra di bawah Unit Pendidikan Pesakit (UPP). Pada 16 Mei 2016 Pegawai Perhubungan Awam telah ditempatkan di Unit Pengurusan Hospital Sultan Ismail Petra.

Unit ini diketuai oleh Ketua Unit Komunikasi Korporat Gred S29 dan dibantu oleh 8 Pegawai Khidmat Pelanggan Gred 19  (Telefonis) yang dahulu di bawah Unit Pentadbiran.

Pada tahun 1.10.2018, semua Pegawai Khidmat Pelanggan, Gred N19-N22 (Telefonis) telah dipindahkan perjawatannya di bawah seliaan Unit Kormunikasi Korporat Hospital Sultan Ismail Petra selaras dengan Pekeliling Perkhidmatan Awam (PKPA Bil.1/2008) mengenai Penyampaian Perkhidmatan Pelanggan.

VISI

Penyelaras utama komunikasi dan perhubungan pelanggan dalaman dan luaran.

MISI

Memastikan pelanggan-pelanggan Hospital Sultan Ismail Petra mendapat maklumat dan informasi terkini melalui pelbagai medium saluran komunikasi serta semua pertanyaan dan maklumbalas pelanggan diberi keutamaan dan layanan yang sepatutnya.

OBJEKTIF

1. Memastikan segala Aduan Awam dapat dilaksanakan / diproses dengan kadar segera (MUDAH DAN SEDERHANA);
2. Memastikan maklumat mengenai Dasar, Program dan Aktiviti Hospital dapat disalurkan kepada orang ramai dan media massa;
3. Memastikan program dan aktiviti hospital mendapat publisiti yang meluas dan mendapat liputan media;
4. Meningkatkan jaringan perhubungan awam dalaman dan luaran termasuk jabatan, agensi, badan bukan kerajaan dan orang awam.
5. Memastikan majlis-majlis anjuran hospital teratur dari segi protokol dan pengacaraan; dan
6. Memastikan segala isu mengenai hospital dapat dipantau dan ditangani dengan cepat, pantas dan berkesan.
7. Memastikan panggilan telefon dijawab dengan cepat dan tepat.
8. Memastikan perkhidmatan kaunter dilakukan secara professional agar informasi dapat disampaikan kepada pelanggan secara tepat.

TUGAS/PERANAN UNIT KOMUNIKASI KORPORAT

1. Aktiviti Perhubungan Awam
2. Urusetia Aduan Awam
3. Pengurusan Maklumat Multimedia
4. Pengurusan Lawatan
5. Perkhidmatan Kaunter Pertanyaan dan Informasi

1.  Aktiviti Perhubungan Awam

• Bertindak sebagai Pegawai Perhubungan Awam Hospital
• Merancang dan melaksanakan aktiviti perhubungan awam
• Sebagai penasihat media kepada pihak pengurusan
• Menjalin hubungan baik dengan pihak media
• Menyelaras permohonan media untuk mengadakan wawancara, penggambaran, liputan dan sebagainya
• Mengatur dan menyelaras sidang media
• Mengeluarkan Nota Kepada Pengarang untuk media

 2. Urusetia Aduan

• Bertindak sebagai Urusetia Aduan peringkat hospital.
• Memantau dan memberi maklum balas terhadap setiap aduan yang diterima melalui berbagai saluran (surat, e-mel, media, telefon, datang sendiri, BPA dan peti cadangan).
• Menyediakan Laporan kepada Urusetia Aduan JaN Kelantan setiap bulan

3. Pengurusan Maklumat Multimedia

• Memantau isu berkaitan hospital di media massa.
• Menyediakan keratan akhbar untuk edaran kepada pihak pengurusan.
• Menganalisis isu-isu dalam media, dikemukakan kepada pihak pengurusan untuk diambil tindakan penambahbaikan.
• Memberi maklum balas serta merta terhadap isu yang berbangkit dalam media massa.

4. Pengurusan Lawatan

• Menerima permohonan lawatan dari pelbagai Jabatan , agensi, badan bukan kerajaan (NGO) dari dalam mahupun lawatan luar Negara yang ingin mengadakan lawatan.
• Membantu dalam mengurus dan menyelaras lawatan-lawatan dari Jabatan dalam HKK.

5. Perkhidmatan Kaunter Pertanyaan & Informasi

• Merancang dan memantau pelaksanaan Kaunter Pertanyaan & Informasi.
• Bertanggungjawab terhadap perkhidmatan Pegawai Khidmat Pelanggan yang bertugas di Klinik-klinik Pakar Hospital.